如果不确定个人文件是否使用了常用文件 如何高效地进行文件分类和整理

　　如果不确定个人文件是否使用了常用文件，对于很多人来说，文件分类和整理是一项耗时的任务，尤其是当你不确定哪些文件是常用文件时。这可能导致你不停地搜索和打开文件夹，浪费大量时间和精力。但是一个良好的文件整理系统可以大大提高效率，并使你更加轻松和有序地处理工作。在这篇文章中我们将探讨如何高效地进行文件分类和整理，特别是在你不确定哪些文件是常用文件的情况下。

如何高效地进行文件分类和整理

搞定文件管理，这些小技巧你一定要知道

作者 | 宫庆

在工作中，你是否总是会遇到这样的场景？有一天你突然急需找到某一个资料文件，但却根本无法在混乱的文件夹中找到它。不仅通过电脑的搜索功能找不到，你翻遍了你的回收站，翻遍你的网盘。依然无功而返。

自从踏入工作之后，我们每天都要接触非常多文件。不同时间，不同类型，不同用途的文件。我有一个做图片后期处理的同学，他和同事的桌面都非常混乱。

大部分人做完图片之后就把图片随便了存在桌面上。会有以下的这三种类型：

一类比较常见，他们只是把图片做完之后放在桌面上。非要找的话，还是能找到。▼工作稍微繁重一些的，骨骼稍微惊奇的人。可能会把这些图片按照一定的顺序去摆放，但是他们桌面的图片实在是太多了。▼还有一部分人简直是逆天。他们做完图片之后桌面简直是马赛克一样。▼

但是随着时间的推移，我们的电脑或者手机里面的文件数量会越来越多，你会越来越搞不清楚，哪些文件是需要清理的，哪些文件是需要保存的。有可能你把一个文件误删之后，在某一天你需要它的时候，却百寻不获。

这个时候你会非常懊恼：为什么当初没把这个文件保存起来？

其实，这个问题主要是在于，我们没有一个很好的文件管理方法。所以，有一套科学有效的文件管理方法，可以帮助大家更好地工作。有了更好的工作，我们才能有更高的工作效率。

技巧一：建立临时文件夹

很多人整理电脑桌面，只是简单粗暴地删除。而我的方法，是在日事清的云盘里建立一个临时的文件夹。一天的工作完成，或者懒得几天都不想去整理资料的时候，你可以把所有的资料通通放入这个临时文件夹里，然后把无法分类的文件夹整合到一个文件中。

文件以日期为署名为主，这样做的好处在于，当你空下时间去整理文件夹的时候，就可以清楚地知道这个文件是哪一天产生的。

我们可以像上面这张图一样，建一个临时文件夹，用具体的日期去命名子文件夹。因为，当我们把这些文件丢进文件夹的时候，也许你当时没空处理。过了这段时间后，当你想做紧急处理时，用具体日期署名可以方便我们回顾。

这里需要提醒一下，这个临时文件夹起到的是收纳作用，我们一定要对它进行定期清理。

我习惯在周六的时候，把这些文件进行清理。因为如果我们只往临时文件夹丢东西，而不及时清理，日积月累，你会发现这个临时文件夹反而变成了一个非常混乱的文件夹。让我们的工作，回到了原来混乱的起点。

技巧二：判断是否有保存价值

第二个小技巧是，我们在整理临时文件夹时，需要做一个判断：这个文件夹里的文件是不是都有保存价值。

因为很多时候我们下载的文件来自于公司或同事，或是我们从网上找到的一些资源。当我们确认这个文件没有保存价值，我们可以直接删除这些文件。否则它们会扰乱我们做文件管理的思路

技巧三：关联性

在文件存放或者整理时，我们可以把同一个项目的文件统一放到一个项目名称命名的文件夹下面，不仅方便我们平时调阅，也方便以后归档查询。

比如，我们公司在六月份需要做一个团建，你可以把它理解为一个项目。那么在这个项目之中，我们可能涉及到一些游戏的策划、规则，还要需要一些影像资料、去参加活动人员的名单、住宿信息，各种各样的表格。

这些文件都有一定关联性的，都属于团建的项目。所以说把这些文件放到同一个项目里，以后我们调阅起来会更加方便。如果你按照文件格式，把这些文件的图片归到一类，excel表格归到一类、word归到一类，这个时候调阅起来反而不方便。

技巧四：合理的文件命名

关于对文件进行合理命名，我常用以下三种方法：

第一个，序列。推荐用日期，如果你有一套自己便于记忆的数字也可以。

第二个，人物。协同工作时需要注明文件的制作者，这一点在团队合作时非常重要

第三个，任务。以文件夹里任务的内容进行命名。因为你需要知道，这个文件夹里面存储的是什么项目。比如刚才我在第二个技巧里面提到，六月份公司要进行团建活动，那么这个团建活动的名称是什么，你可以这样的一个名称命名。

技巧五：合理的层级关系

大多数人经常头痛的一个问题：层级关系。为什么让人头疼？因为当层级关系建立的比较多，打开文件就会非常麻烦，因为操作步骤会非常多。

但是实际上，操作步骤多或者是说同级关系多，他们反而能够非常系统地按照具体的细分原则，对这些文件进行分类。

下面这三张图片解释了层级关系和合理的扩展性：

例如下图是借便利店张伟的装修设计文件分类，这里面分为设计、客户资料、内部资料等等。但实际他们里面都会分为很多子文件夹，那么这些子文件夹又如何分类？▼

以设计举例，设计分为VI设计、网页、公众号、海报，画册。▼

其中海报的子文件内又分为其他的。例如海报设计时要突出什么主题，设计海报的参考资料、设计元素、配色。▼

技巧六：常用文件特殊标记

随着项目越来越多，检索变得越来越困难。所以，给文件夹一个个性化的封面图片能够让你一眼相中，节省出大量时间，操作方法也非常简单，重点是非常个性！

在日事清的云盘功能，不同的文件夹可以用不同的颜色分类，我们可以从非常多文件夹之中，一眼把它挑出来。不仅节省时间，而且操作方法也相对简单一些。重要的这种方式非常有意境有个性

以上就是6个小技巧，希望可以帮助大家有效的进行文件管理。下面给大家看一下，日事清按照这些技巧做文件管理的效果：

以销售部作为例子，在销售部的一个文件夹之下，我把子文件夹分成这几类：

数据分析管理培训。临时文件。

在这几个子文件夹中，“数据分析”和“管理培训”这两个文件我的使用频率就会高一些。“数据分析”文件夹会统计一些销售的数据，“管理培训”则是来了新的销售同事之后，需要做培训的资料。

我给它们标记了两种不同的颜色。“数据分析”内是销售的数据，我把它标记为红色，因为红色就是往上增长的意思。我把管理培训文件夹标为蓝色，因为蓝色看起来会更加舒心一些。▼

如果说有人觉得文件夹、子文件夹一层一层打开不够直观，我还做了一个思维导图。大家可以把思维导图结合我上面说的六个技巧了解一下。在这些文件的分类和命名上，都遵循了我上面所说的六个小技巧：▼

在下面这张图中，在管理培训的子文件夹下面又分为两个二级文件夹，包括人资部门和销售。▼

我司新人培训分为两个方面，一是销售部进行培训的业务知识，二是公司文化和产品知识。这两种不同的培训体系需要两个不同的部门去协作。因此，产生的培训资料也是不一样的。这时，我们可以遵循关联性，把对应的资料放入不同的文件夹里面。

“数据分析”文件夹下面我放了三类文件▼

用户数据。这个数据指的就是注册用户时的信息。销售数据，指的是每个月日事清用户的付费的情况。佣金管理。销售部工作人员每个月的销售总额按照具体的集成比例所做的提成方案。

如此分类，当公司老板找我要某年某月的销售数据，我只需要在云盘中找到数据分析文件夹。找到对应的数据。

最后一个是临时文件夹。我对待临时文件夹会有两个动作：一是存储，二是清理。日事清的云盘可以有三种不同的方式。▼

临时文件夹里面的文件，可以直接通过移动。没有保存价值的可以直接删除。现在会用不到，我们可以选择性地把这些文件归档。以上是结合6个小技巧做日事清云盘里面做的演示。下面给大家简单介绍一下，使用日事清做文件管理的优势1公司知识文化的沉淀

因为日事清本身是一个可以做团队协同、任务管理的软件。云盘是公司知识文化沉淀的地方。因为这里面我们可以存放不同部门的资料，不用担心这些文件或者数据丢失。

2多终端数据的同步

不是所有的文件管理工具都能够做到多终端的数据同步。日事清分为网页版和客户端。可以多终端同步。

3文本的在线编辑

日事清还能实现非常的流行的在线编辑功能。相信很多人都有这种需求，尤其是有远程办公或者出差情况需求的公司，我们上传到到日事清的文件夹可以多人共享和在线的编辑操作。

4查看权限

最后是查看权限。有人会疑问： 日事清的云盘做文件管理，是不是我所有的文件，包括我公司的文件资料、个人的资料，其他人都能看得到？这个我可以告诉你，尽管放心，因为日事清的文件夹可以加入不同的成员。▼

点击头像，选择让谁去查看、编辑该文件夹里面的资料

例如我建立了一个销售部的文件夹，然后里面只加入了销售部的同事，那么除了销售部的成员，其他部门成员并没有权利去查看这个文件。这个功能保证了公司、个人的文件隐私性。不被不该查看的人看到，以免造成文件数据的泄露。

只要我们把文件的管理的六个技巧运用好，那么你要相信，哪怕你到2020以后找2018年的数据，你都能非常快速找到！

　　一些简单的分类方法可以帮助你更高效地整理你的个人文件：创建文件夹并按照项目/日期/文件类型等方式分类、使用适当的文件名和标签以便快速搜索和识别、删除那些不再有用的老文件和数据。在日常处理文件的过程中，保持一个清晰有序的文件系统，将提高您的工作效率，使您的生活更简单。